Todo cambio genera desafíos, porque te saca de tu «zona de confort». Eso mismo sucede en las organizaciones. Y las modificaciones que trae la nueva versión de la norma ISO 9001 plantean cambios significativos en la manera de pensar y enfocar la gestión. Reta a hacer de las organizaciones un mundo mejor, más competitivo, más «humano y más centrado en aspectos que tal vez han estado implícitos a través del tiempo, pero que llegó el momento de hacerlos explícitos.
El mundo empresarial actual quiere y necesita cambios, nuevas maneras de pensar y de ser en las organizaciones. Esto, porque los intereses de los clientes de hoy son diferentes a los de ayer. Lo que necesitan y esperan los grupos de interés de las organizaciones también es diferente.
Entonces, había que crear una norma que respondiera de una manera más consistente a tales necesidades y expectativas. Por esto, vale la pena que vayamos preparando nuestros sistemas de gestión para asumir los cambios que se plantean, en caso de ya tener implementado un sistema de gestión de la calidad; o identificar los elementos esenciales que la nueva versión de dicha norma contiene, con el fin de construir un sistema consistente, perdurable y útil para afrontar el nuevo mundo competitivo global.
¿Te animas a conocer los aspectos fundamentales que debes identificar en un Sistema de Gestión para que sea poderoso, ya sea que esté implantado o por implantarse? Acompáñame en esta revisión rápida e interesante.
Aspectos que debes fortalecer en tu Sistema de Gestión
1. El análisis de contexto y la gestión estratégica como elementos del sistema de gestión. El nuevo enfoque de la norma está fundamentado en una estructura más fácil de entender y a la vez más coherente con la interrelación de las organizaciones, tanto con su entorno como con su componentes internos. A esto se refiere la visión de contexto de las organizaciones. Siempre se ha hecho, desde la gestión estratégica, pero no se había considerado parte del sistema de gestión, al menos no de manera explícita y decidida.
2. La organización vista como un elemento social y no una isla competitiva individual. Este es un cambio crucial; las organizaciones son en esencia y por definición elementos sociales que viven y ocupan un lugar en el espacio. Por eso, las organizaciones tienen grupos de personas e instituciones que se interesan en su desarrollo, en sus actividades, en sus productos, en su existencia. Así, los grupos de interés (o «partes interesadas» como los llama la norma) empiezan a jugar un papel importante.
3. La estructura del sistema de gestión debe ser coherente con la arquitectura de una buena organización. El nuevo enfoque estructural de la norma, por si solo, lo cambia todo. La llamada estructura de alto nivel – Anexo SL (High Structure Level) da coherencia y poder al sistema de gestión, porque es una manera inteligente y sencilla de disponer los componentes del sistema de gestión, para que todo encaje «perfecto», articulado, en armonía e interacción. Una ventaja adicional es que todas las normas que vienen y algunas que ya están, tienen la misma estructura, con lo cual la integración de dos o más sistemas de gestión se facilita.
4. La gestión de riesgos y oportunidades como elemento transversal de prevención. Se logró incorporar un elemento clave en el desarrollo de cualquier sistema de gestión: La prevención como componente transversal y la gestión de los riesgos y oportunidades como una herramienta no sólo de mejora del sistema de gestión sino también, como mecanismo de aseguramiento de que los productos y servicios que se entregan sean seguros y se produzcan bajo condiciones seguras (para todos).
5. La responsabilidad del sistema de gestión asumida al más alto nivel. Es triste ver cómo en muchas organizaciones el único interesado en el desarrollo del sistema de gestión es el «representante de la dirección», quien en la mayoría de los casos es el coordinador del área de calidad; y, por demás, es el que más trabaja y se desgasta con la construcción del sistema. Por supuesto, esto es un craso error, pues tal construcción debe ser un trabajo colaborativo, en un proceso de liderazgo que nace en la cabeza de la organización y recorre cada rincón de ella. Este es un cambio coherente que nace de la necesidad de que la alta dirección se implique en el desarrollo de la empresa, desde la gestión estratégica hasta la gestión operacional, entendiendo que el sistema de gestión es sólo un manera inteligente de organizar y poner cada componente en su lugar, para que todo funcione con eficiencia y eficacia.
6. La gestión del conocimiento más que la gestión de las personas. Otro cambio trascendental nace del entendimiento de que lo verdaderamente valioso en las organizaciones es el conocimiento. Las personas aprenden, pero la aplicación práctica de su conocimiento en el desarrollo de la organización representa un valor diferencial y competitivo cruciales. Por tanto, las organizaciones aprenden, pero su aprendizaje debe servir para hacerlas más competitivas y flexibles a los cambios del entorno, especialmente en los tiempos actuales (y más aún en los venideros).
7. Los procesos contratados externamente son «extensiones operacionales» de la organización. Las organizaciones pueden tomar la decisión de integrar toda o parte de su cadena productiva, o contratar varios procesos de dicha cadena y concentrarse en lo que representa el corazón de su negocio. Pero si se deciden por esta última opción, la organización debe asegurarse de que los procesos se realicen como si ella misma los ejecutara o incluso mejor.
8. La mejora como elemento relevante de toda la gestión del sistema. La mejora siempre ha sido importante, pero ahora se quiso poner en un punto más destacado, en un lugar propio y significativo. Esto tiene un trasfondo importante y es que lo esencial de un sistema de gestión no es solamente su estructura documental, tener muchos procesos y procedimientos y muchos indicadores con tableros de control sino que, además, se trabaje consistentemente para que el sistema mejore sistemáticamente y con él, por su puesto, la organización.
Seguramente habrán varios aspectos más, pero estos son los más relevantes. Estos son los que debes trabajar con mayor entusiasmo, para ponerte en sintonía con la nueva versión de la norma ISO 9001:2015 y enfocarte en los aspectos cruciales que debes fortalecer si quieres lograr un Sistema de Gestión Poderoso.
Ahora la transformación del sistema de gestión y de tu organización está en tus manos. Es importante pasar a la acción, porque sólo así se logran las verdaderas transformaciones en la vida. Por tanto, te invito a que actúes ya. Sería muy interesante poderte acompañar en ese maravilloso viaje hacia esa transformación. Pero eso sólo depende de ti. Sabes que puedes contar conmigo.
Conoce más sobre cómo puedo ayudarte y cómo sería si lo hacemos juntos ingresando a https://inngeniar.com/empresa/