Ya sea en nuestra cotidianidad, en nuestro trabajo o en proyectos especiales, la planificación es una herramienta valiosa, mediante la cual no sólo se logran los objetivos trazados sino que, también, se optimizan los recursos disponibles para tal logro.
El acompañamiento a profesionales y empresas en proyectos específicos, mediante procesos de consultoría (cualquiera que esta sea), se facilita cuando se tiene una buena planificación de actividades y recursos, especialmente cuando se hace desde su formulación inicial.
La planificación es un proceso que requiere detalle y concentración, con el fin de incluir todos los aspectos necesarios y relevantes para la realización de una consultoría eficaz con la cual se pueda agregar valor al cliente y, por tanto, entregar un beneficio mayor. Al final, el cliente agradecerá enormemente al consultor, tanto porque los recursos se optimizaron (particularmente el tiempo), como también porque hubo una adecuada transferencia de conocimiento en la planificación misma del proceso, aplicable a otro tipo de proyectos.
La planificación es un proceso «delicado», en el cual se pueden cometer errores y omisiones si no se tiene cuidado. Esto explica porqué muchos profesionales (y organizaciones) suelen tener dificultades al no llevar procesos de planificación de trabajo bien estructurados, bien elaborados y fáciles de aplicar.
Entonces, el proceso de planificación de un proyecto de consultoría (y cualquier proyecto en general), debe cumplir, al menos, estas tres premisas que acabo de nombrar: Bien estructurado, bien elaborado y fácil de aplicar. Parece complicado y tedioso, verdad? Para nada! Es más divertido de lo que parece y además ayuda, enormemente, al logro de los objetivos planificados. Claro, cuando estos se logran la diversión se nota más!
Qué tal si me acompañas en este interesante «vagón de la planificación» de proyectos de consultoría? Sé que te dará algunas gotas de sabiduría útiles a la hora de emprender tus propios proyectos.
TIPS para una Buena Planificación en Consultoría
Dentro de la metodología «PHVA» (Planear-Hacer-Verificar-Actuar), la planificación es el primer eslabón en el ciclo de realización de un proceso, incluyendo un proyecto, por ejemplo de consultoría. Veamos los aspectos más relevantes que debes tener en cuenta a la hora de planificar tus proyecto (de consultoría).
1. Haz un diagnóstico detallado de la situación que motivó el proyecto. Antes de definir qué hacer, es primordial definir hacia dónde ir; y antes de definir hacia dónde ir es necesario saber y entender la situación actual que incide (positiva o negativamente) en nuestro desarrollo como profesionales o como organizaciones, así como identificar todos las aspectos y elementos del contexto o del entorno que nos rodea. Estos son, por ejemplo, las variables de orden político, económico, social, ambiental o tecnológico («PESAT») que rodean a una organización (cliente) con la cual o para la cual realizaremos algún proyecto de consultoría. Esto nos ayuda a responder preguntas iniciales, claves a la hora de planificar nuestro trabajo como consultores:
- ¿En qué situación o grado de desarrollo se encuentra nuestro cliente?
- ¿Qué es lo que quiere hacer o mejorar, por lo cual decidió solicitar el acompañamiento?
- ¿Qué es lo que necesita hacer o mejorar?
- ¿Lo que quiere el cliente es lo mismo que necesita? Este es un aspecto clave en la planificación, porque no siempre lo que el cliente quiere es lo que en verdad necesita. En este punto el consultor debe hacer una labor de reflexión y análisis conjunto con el cliente, para enfocar adecuadamente el proyecto.
¿Qué tan dispuesto y disponible está el cliente para involucrarse activamente en el proyecto, trabajar hombro a hombro con el consultor y no dejarlo solo en el camino? Esta pregunta es tan importante de responder que si no se está seguro de la implicación y compromiso del cliente o se nota que el cliente pretende que el «consultor lo haga todo», será mejor declinar nuestro interés como consultores y recomendarle alguna otra alternativa. Excepto si se trata de un proyecto «llave en mano», sería mejor evitar dolores de cabeza y dar un respetuoso y sincero «NO».
2. Haz un plan bien estructurado. La estructura que decidas tener en la planificación depende del tipo y alcance del proyecto y, también, de la metodología que utilices. La más conocida, universalmente aceptada y efectiva es la que se basa en determinar las actividades que va en cada una de las cuatro fases del ciclo PHVA. En general, se distribuyen así:
- Planear (P): En esta fase van todas las actividades encaminadas a definir qué se quiere hacer, por qué hacer lo que se quiere hacer y con qué recursos se cuenta o se debe contar para poder cumplir las siguientes fases, para lograr, así, los objetivos trazados.
- Hacer (H): En esta fase se establecen las acciones a tomar para llevar las ideas y deseos a la operación. Es en la fase durante la cual se materializa o «cristaliza» el proyecto.
- Verificar (V): En esta fase se evalúa el grado de cumplimiento y puesta en operación de lo definido al planear. Generalmente se realiza a través de indicadores de gestión del proceso o con listas de chequeo de tareas cumplidas.
- Actuar (A): El ciclo PHVA termina con las acciones que se deben tomar, de manera sistemática, para mejorar el desempeño y cumplimiento de los objetivos trazados en el proyecto.
Siendo consecuentes con la filosofía de mejora continua, el ciclo PHVA inicia una y otra vez, hasta cumplir todos los objetivos trazados en el proyecto.
3. Obtén un plan bien elaborado: Si el diagnóstico fue completo y sincero, y la estructura del plan se basa en una metodología sólida como la del PHVA, tendremos más del 50% de un plan bien elaborado. El resto lo aporta el trabajo en equipo con el cliente, las contribuciones positivas de los responsables de los procesos o de las diferentes áreas involucradas en el proyecto, así como el cálculo correcto de los recursos necesarios para lograr los objetivos planificados. Así, no contar con el decidido apoyo de los responsables ni con los recursos necesarios hace que el proyecto naufrague a la mitad del camino.
4. Haz un plan fácil de aplicar: Lo breve y sencillo es dos veces mejor. Esta es una verdad contundente. Lo breve se refiere a que incluyas los aspectos y la información necesarios (y solamente esos), para lograr los objetivos planificados en el proyecto. Poner información o recurso de más lo hará difícil de entender, por tanto tedioso y costoso (y fácil de abandonar). En el mismo sentido, lo sencillo se refiere a que debe utilizarse una metodología que sea conocida, probada, eficaz y que, sobre todo, sea fácil de entender por todos los miembros del equipo de proyecto. Existen muchas metodologías, todas muy buenas, siempre y cuando se sepan utilizar (como cualquier herramienta).
Bien, ahí tienes un cúmulo de información breve y valiosa, con la cual puedes planificar mejor tus proyectos de consultoría (y otros más). Estoy seguro que será una herramienta útil para la próxima vez que afrontes un proyecto, sea como consultor o cliente.
Como siempre, fue un gusto poder compartir contigo estas «gotas de sabiduría», las cuales han sido de gran utilidad en mis proyectos. Seguro tienes un montón de información adicional y valiosa para compartir, con relación a este u otros temas. ¿Qué tal si te animas a compartirlos debajo de este artículo? ¿Qué tal si formamos juntos un debate bien interesante alrededor de este tema? Anímate, sería muy valioso y enriquecedor.
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